推荐收藏|Excel常见4个错误,请不要在犯了

2018年12月6日12:42:12 发表评论 23,486

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我们每天都要进行大量的Excel操作。但是,同样的操作,每个人用的方法却不同。有些操作,看似平常,却藏有诸多隐患,不利用后续的数据处理和分析。

今天分享几个Excel中大家容易犯的错误以及相应的解决方案。

01 合并单元格好看不好用

很多小伙伴特别喜欢用合并单元格——制作表头的时候合并单元格,制作报表的时候合并单元格。

▼ Excel中的合并单元格

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合并单元格本身没什么问题,但是对后续的操作却有很多影响,比如无法在合并单元格的报表中剪切行、不能对合并单元格的报表进行透视表分析……

怎么办呢?难道不能使用合并单元格了吗?也不是,该用的时候还得用。只是,要注意方法。

解决方法:

a>针对报表标题行的居中

用跨列合并代替合并单元格,同样是居中的效果,但实质没有合并。

▼ Excel中的跨列居中对齐

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b>针对报表中的单元格合并

针对报表中的单元格合并,要学会如何快速取消合并并填充,完成报表的规范,以便报表可以进行后续的透视表处理和分析。

▼ Excel中的取消合并单元格

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02 空格对齐麻烦多

为了在单元格内对齐文本,很多小伙伴习惯的做法是在文字中间加空格。例如在姓名列中添加空格,以使所有姓名对齐。

你是不是也是这样做的呢?

空格对齐看似方便,但是隐患无穷。例如,一旦需要使用公式进行姓名统计,妥妥的出错。

比如,我们需要统计姓名为“张三”员工的销售额,但是表格里输入的是“张 三”,在Excel里“张三”≠“张 三”,公式自然得不到正确结果。

解决方法:设置对齐方式为分散对齐。

▼ Excel中的分散对齐

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03 日期格式不规范

很多小伙伴还经常范的一个错误是——日期填写不规范。

比如2018年11月22日,有人会写成“20181122”,或者“2018.11.22”,或者“2018_11_22”,这些都是错误的日期格式。Excel中,日期格式的正确录入方式,要么是“2018-11-22”,要么是“2018/11/22”。

日期,本质上也是数字,所以规范的日期是可以进行数学运算的,并且在筛选日期时可以直接按年月分组。

但是,如果日期不规范,筛选时就无法自动识别和分组。如果我们想要筛选出指定月份的日期,只能一个一个勾选。

▼ Excel中不规范的日期格式

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解决方法:使用分列功能批量完成不规范日期转化。

方法:数据--分列,选择YMD日期格式,转换为标准日期格式。

或者,也可以利用查找替换将“.”替换为“/”。

▼ Excel中规范的日期格式

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04 数量单位要分开

很多人在填写有单位的数据时,习惯把数量和单位放在一起。虽然看着很清楚,但却不利于数量的统计。

▼ 数量单位不分开

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想要求和,直接用SUM公式是计算不出来的,因为你录入的其实是文本。虽然也有办法求出结果,但是总归是很麻烦。

解决方法:

1、数据--分列,根据分隔符号分列,其他文本框中输入“斤”,将数量单独提取出来。

2、查找--替换,将单位替换为空。

3、如果一定要在单元格显示单位,可以使用自定义格式,在自定义格式中输入代码:0斤。

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其实在日常操作中,一定要养成输入规范数据的习惯,做正确的事情肯定比把事情做正确合算的多。以上都是些比较简单的例子,实际工作中可能要复杂的多,改起来也不是那么容易。

以上是博学老头|分享电商运营客服经验和共创优质资源的个人博客的分享,我们也把文章的精华总结到了下图中。

今日笔记

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原文|小熊维尼,由博学老头|分享电商运营客服经验和共创优质资源的个人博客,编辑转载,转载目的在于传递更多信息,并不代表本网赞同其观点和对其真实性负责。如涉及作品内容、版权和其它问题,请及时与我联系,我们将在第一时间删除内容!

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